La utilidad de la institución de los escribanos es igual a la importancia y aún necesidad de que se fije y conserve para siempre todo cuanto pasa en los juicios y se estipula en las convenciones. Ya en los pueblos antiguos se hubo de crear escribanos, aunque no con la autoridad que tuvieron posteriormente pues su intervención no daba carácter alguno de autenticidad legal a los contratos, los cuales recibían toda su fuerza del sello de las partes y de los testigos. Tales fueron los escribas de los hebreos, los argentarios de Atenas y otros oficiales de la misma clase. Los instrumentos que escribían no se consideraban sino como escritos privados y para ser validados, debían de presentarlos las partes -con asistencia de cierto número de testigos- al magistrado encargado de ponerles el sello público. Aristóteles en su obra La Política habla de las diversas magistraturas, indispensables o útiles para la sociedad, los menciona como otra clase de funcionarios encargada del registro de los actos que tienen lugar entre los particulares, y de las sentencias dictadas por los tribunales, siendo estos mismos los que deben actuar en los procedimientos y negocios judiciales. A veces esta magistratura se divide en otras muchas, pero sus atribuciones son siempre las mismas. Los que desempeñan estos cargos se llaman archiveros, escribanos, conservadores, o se designan con otro nombre semejante.

También estuvieron presentes en Roma, aunque la profesión de recibir los otorgamientos de los contratos se denominaba de diferentes formas:

  • scribœ, título común á todos los que sabían escribir
  • cursores o logographi, porque escribían tan aprisa como se habla
  • notarii, porque escribían por notas o minutas
  • tabularii o tabelliones, porque escribían en tablillas
  • arycntarii, para designar a los que no asistían a otros contratos que a las negociaciones de dinero, como las de préstamos o depósitos
  • actuarii, para denotar a los que redactaban las actas públicas y las decisiones o decretos de los jueces
  • chartularii, para significar a los que reconocían y guardaban los instrumentos públicos

Cada gobernador de provincia tenía a su lado uno de estos últimos oficiales para recibir, registrar y sellar los actos, como las emancipaciones, adopciones, manumisiones y testamentos. Todos los referidos oficiales eran ministros de los magistrados y todos redactaban los contratos y las sentencias. Los notarios escribían sus notas y las pasaban a los tabeliones que eran los únicos que tenían derecho de extender el instrumento sobre estas notas consideradas como simples borradores o minutas.

La profesión de los escribanos era por su naturaleza tan delicada como honorífica y respetable, pues que en ellos estaba depositada la fe pública. Así es que los griegos no admitían para ejercerla sino a sujetos distinguidos por su lealtad, su rectitud y su ciencia. No la estimaron en tanto los romanos, quienes para que nada costase al público la redacción de los contratos y de los procesos, confirieron el encargo de llenar estas funciones a los esclavos pertenecientes al cuerpo de cada ciudad, hasta que los emperadores Arcadio y Honorio las erigieron en cargos públicos que debían desempeñar gratuitamente por turno los ciudadanos y que llegando a ser demasiado gravosas hubieron por fin de darse como plazas o empleos a oficiales ministeriales adictos a los presidentes y gobernadores de provincias.